面對(duì)海量信息、信息泛濫，我們不能被動(dòng)應(yīng)付，而要積極應(yīng)對(duì)，將其轉(zhuǎn)化為有用的知識(shí)。當(dāng)浩如煙海而雜亂無章的原始信息被梳理成脈絡(luò)清晰、簡約明了的知識(shí)，各級(jí)管理者才能從信息超載中解放出來

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最近在一次會(huì)議上，有領(lǐng)導(dǎo)提到，現(xiàn)在辦公桌上每天送來的傳閱材料堆積如山，又不敢不看，擔(dān)心遺漏其中的重要信息，就只好少睡點(diǎn)覺了。這其實(shí)提出了政府部門和企事業(yè)機(jī)構(gòu)的一個(gè)科學(xué)管理命題——“信息管理”。

從信息中提煉知識(shí)

我們身處信息超載的環(huán)境，辦公桌上堆積的“文山”便是形象一例。

近30年產(chǎn)生的信息比過去5000年還要多；印刷品的信息總量每四五年翻一番；《紐約時(shí)報(bào)》每個(gè)工作日刊登的信息量比17世紀(jì)一個(gè)英國人一輩子接觸到的信息量還要大；全世界每天出版4000多本書……這就需要信息管理。

信息與知識(shí)是不同的概念，信息經(jīng)過整序、分析、研究、挖掘，經(jīng)過去粗取精、去偽存真，由此及彼、由表及里的提煉加工，才成為人們所需要的知識(shí)。面對(duì)海量信息、信息泛濫，我們不能被動(dòng)應(yīng)付，而要積極應(yīng)對(duì)，將其轉(zhuǎn)化為有用的知識(shí)。

政府部門等應(yīng)當(dāng)運(yùn)用信息管理手段，以自身努力或借用社會(huì)智力，把“粗放”的信息轉(zhuǎn)化為“集約”的知識(shí)，將原始信息或濃縮為索引、題錄、文摘等，或深度加工成綜述、述評(píng)、預(yù)測(cè)報(bào)告等。當(dāng)浩如煙海而雜亂無章的原始信息被梳理成脈絡(luò)清晰、

簡約明了的知識(shí)，各級(jí)管理者才能從信息超載中解放出來，信息傳播也才能體現(xiàn)如下原則：在最合適的時(shí)間，通過最合適的形式和渠道，讓最合適的信息接受者獲取最有價(jià)值的知識(shí)，進(jìn)而激發(fā)智慧。

倡導(dǎo)“信息低碳傳遞”

海量信息還帶來了“信息過度傳播”的問題，這會(huì)造成資源的巨大浪費(fèi)。政府部門和企事業(yè)機(jī)構(gòu)每天產(chǎn)生的印刷型“信息垃圾”數(shù)量驚人。盡管信息化和數(shù)字化飛速發(fā)展，但紙張耗費(fèi)非但沒有減少，反而有所增加，“文山”現(xiàn)象反而加重了。據(jù)統(tǒng)計(jì)，每個(gè)白領(lǐng)工作者平均每年用掉70公斤復(fù)印紙，是10年前的兩倍。現(xiàn)在每天都有難以計(jì)數(shù)的廢紙進(jìn)入垃圾袋，而這些丟棄的文字材料，許多實(shí)際上沒有傳遞和閱讀價(jià)值，是不用復(fù)印或打印的。如此浪費(fèi)，與我們大力提倡的節(jié)能減排和低碳生活，實(shí)在是南轅北轍。

因此應(yīng)當(dāng)在各級(jí)政府和企事業(yè)機(jī)構(gòu)提倡“信息低碳傳遞”：可以通過內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)傳遞的信息，盡可能不用復(fù)印件；用目錄提要就能說明問題的材料，就不必全文復(fù)??；會(huì)議中可用投影等傳遞的信息，就不再提供復(fù)印件；能夠兩人以上共享的文本，就不用每人復(fù)制一套，等等。

將信息管理付諸實(shí)踐

信息量快速增長所帶來的挑戰(zhàn)，發(fā)達(dá)國家上世紀(jì)就遇到了，因此信息資源管理開始得到重視和研究。美國學(xué)者馬爾香和克雷斯萊因在《信息資源管理手冊(cè)》（1988）中指出：“信息資源管理是一種對(duì)改進(jìn)機(jī)構(gòu)的生產(chǎn)率和效率有獨(dú)特認(rèn)識(shí)的管理哲學(xué)。”英國學(xué)者馬丁則在《信息社會(huì)》（1988）一書中提出了信息管理的質(zhì)量、預(yù)算和成本概念。

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（作者為上海社會(huì)科學(xué)院信息研究所所長、教授）